COI-Digitale Personalakte mit COI-BusinessFlow
Prozessmodul zur zentralen Erstellung, Verwaltung und gesetzeskonformen Archivierung aller Dokumente und Informationen im Personalbereich.
- Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten
- Unterstützung der DSGVO
- Konfigurierbare Aktenstruktur inkl. Registern
- Automatische Ablage der Dokumente auf Basis der Dokumenttypen und Klassifizierungsdaten in der Aktenstruktur
- Erzeugung von Personaldokumenten auf Basis aktuellster, freigegebener Vorlagen
- Katalogverwaltung für Klassifizierungsdaten; Vorlagenverwaltung
- Nutzung der Stammdaten aus der vorhandenen Personalmanagement Applikation
- Automatische Protokollierung der Historie der Dokumente (wer, wann, welche Funktion)
- Zugriff über umfangreiches und flexibles Rollen- und Rechtekonzept
- Versionsmanagement
- Prüf- und Freigabe- Workflows
- Leistungsfähige Suche über Klassifizierungen
- Volltextsuche über Dokumenteninhalte (auch für gescannte Dokumente mittels Texterkennung)
- Gesetzeskonforme Archivierungsfunktion unter Berücksichtigung des Dokumentenstatus
- Wiedervorlagefunktion, Fristenmanagement
- Statuskonzept für Personaldokumente (z. B. veraltet, inaktiv, gültig, in Überarbeitung)
- Integration in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)/Microsoft SharePoint)
- Export- und Importfunktion (z. B. Drag & Drop) für Fileserver und Microsoft Outlook
- Komfortable Übernahme und Aufbewahrung von Alt-Akten