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Um eine neue Applikation evaluieren zu können, müssen zuerst die Anforderungen erhoben werden. Und bereits zu diesem ganz frühen Moment im Projekt steht ein zentraler Punkt an, der sich auf das ganze Projekt massiv auswirken kann. Es ist zwingend nötig, dass man die Anforderungen möglichst lösungsneutral formuliert. Das heisst es ist zwar sehr wichtig und wertvoll Fachexperten und Nutzer bei der Anforderungserhebung miteinzubeziehen, aber zusätzlich wird auch jemand benötigt, der die Brücke baut zwischen der neuen Anwendung und den Kundenbedürfnissen. Eine Art Übersetzer, der dem Fachexperten vermittelt, ob sich nötige Abweichungen vom Standardprozess mit mehr Aufwand lohnen oder nicht. Die Kunst dabei ist, abzuschätzen, ob es sinnvoll ist, alte Prozessabläufe auf Wunsch des Kunden mit viel Mehraufwand in die neue Softwarelösung zu integrieren. Aber öfters ist es effizienter dem Kunden die Möglichkeiten des neuen Tools zu demonstrieren, die möglicherweise die alten Prozesse optimieren, Abläufe vereinfachen und verschlanken. Dieser Aspekt des Übermittelns und Übersetzens der «subjektiven Vor-Ort-Anforderungen» in Bezug zu den Standard-Funktionen der möglichen Standard-Softwarelösung sollten unter Einbezug von Methodiken wie Geschäftsprozessmodellierung erfolgen. Ob die jeweilige Organisation für das Projekt das klassische Wasserfallmodell oder ein agiles Vorgehen wählt, ist für den beschriebenen Aspekt irrelevant.