Arbeitsorganisation: Das Notizbuch – Ihr persönliches Erfolgsbuch

Veröffentlicht am 7. März 2013 5. Mai 2023 Thomas Kiefer Lesen Sie in diesem Beitrag, wie ein intelligent geführtes Notizbuch Ihnen hilft, Ihre persönliche Arbeitsorganisation weiter zu optimieren und damit Ihre Ziele leichter und schneller zu erreichen. Warum ein Notizbuch? Zum Festhalten von Gedanken und Ideen Für schnelle Brainstormings / Mind-Maps Zur Dokumentation von Aufgaben Für die Mitschrift in Meetings Zur Reflexion des eigenen (Arbeits-)Tages Das Notizbuch als Zielplanbuch (Gratis-Checklisten zum Thema finden Sie hier: Das Notizbuch als Erfolgstagebuch Das Notizbuch als Bestandteil Ihres persönlichen Arbeits-Systems Nutzen Sie Ihr Notizbuch als zentrale „Inbox“, von der aus Sie Ihre Gedanken und Ideen in Ihr persönliches Aufgaben- und Terminmanagement oder in Ihr Archiv / Wissensmanagement weiterverteilen. Das Notizbuch ist insofern nicht als Alternative, sondern als wertvolle Ergänzung Ihrer Aufgabenlisten, Ihres Termin-Managements und Ihres persönlichen Archivs zu sehen. Die Notizbuch – Hard- und Software Je nach individueller Vorliebe führen Sie Ihr Notizbuch digital oder klassisch als Papier-Version, idealerweise in einem gut transportablen Format. Auf dem elegant weichen Papier von Moleskine und Leuchtturm schreibe ich persönlich am liebsten. Wichtig ist, dass Sie Ihr Notizbuch immer und überall dabei haben. Das lässt sich inzwischen auch digital sehr komfortabel umsetzen. Sie suchen ein Notizbuch, das auf Ihrem Desktop-PC, Ihrem Laptop, Ihrem Smartphone und Tablet immer aktuell und auf gleichem Stand ist? Dann sollten Sie sich eine der zahlreichen Cloud-Lösungen z.B. von Microsoft, Apple, Google, Dropbox anschauen. In einigen Systemen können Sie Ihre Daten auch in einen verschlüsselten Truecrypt-Container legen oder mit dem Tool Cloudfogger vor unberechtigtem Zugriff schützen. Im Mediencenter der Deutschen Telekom liegen Ihre Daten auf Servern im Inland. Wichtig bei der Wahl der für Ihren Bedarf geeigneten Cloud-Lösung ist deren Kompatibilität mit Ihren weiteren Apps. Wenn Sie Ihre Daten nicht in einer Cloud ablegen und trotzdem mobil nutzen wollen, können Sie einen (z.B. mit Truecrypt verschlüsselten) USB-Stick verwenden. Möchten Sie Ihr Notizbuch synchron zum PC auch auf dem Tablet führen, werden Sie um eine Cloud-Lösung fast nicht herumkommen. Für den unkomplizierten Austausch (PC, Smartphone, Tablet) ist es wichtig, dass die Dateiformate der genutzten Schreibprogramme untereinander kompatibel sind. Ich nutze auf dem PC MS-Word und auf dem Tablet Pages von Apple und den schlankeren iA Writer. Handschriftliche Notizen und Skizzen lassen sich inzwischen auch auf dem Tablet sehr komfortabel festhalten. Meine Favoriten sind die App UPAD und der Tablet-Stift ButterFox. Zur dauerhaften Archivierung Ihrer Notizbücher ist es sinnvoll, Dateien im RTF-Format und handschriftliche Notizen im pdf-Format zu speichern. Diese Vorgehensweise sichert Ihnen zusätzlich den einfachen Austausch zwischen den Systemen heute und in Zukunft. Wenn Sie Evernote & Co nutzen, prüfen Sie, ob für Ihren Bedarf die Möglichkeiten zur Datensicherung, zum Datei-Export und Austausch ausreichen. Die Notizbuch-Struktur Ist Ihr Notizbuch gleichzeitig Ihr persönliches Zielplan- und Erfolgsbuch, reservieren Sie die vorderen Seiten für Ihre Ziele und Leitsätze. Die Eintragungen erfolgen chronologisch, die Überschrift enthält Thema und Datum. Egal ob Papierversion oder digital: Wenn Sie aus Ihren Notizen weitere Aufgaben ableiten bzw. diese später in Ihr Arbeits-System übertragen wollen, kennzeichnen Sie diese Notizen durch ein Kästchen, das Sie bei der täglichen / wöchentlichen Durchsicht (vgl. Der Prozess / Workflow) abhaken. Ein Inhaltsverzeichnis – beim digitalen Notizbuch automatisiert erstellt – schafft einen schnellen Überblick über wichtige Themen und Meilensteine. Der Workflow: Input – Verarbeitung –