Zeiterfassung in ERP-Software

Der Europäische Gerichtshof hat im Mai 2019 die Arbeitgeber dazu verpflichtet, die volle Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dieses Urteil soll für mehr Arbeitsschutz sorgen und ausufernde Arbeitszeiten eindämmen. Wie eine ERP-Software Sie bei der Umsetzung einer systematischen Zeiterfassung unterstützt und welche Vorteile eine systematische Zeiterfassung auf für Ihr Unternehmen aufweist, erfahren Sie im folgenden Text. Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung Das Verhältnis zwischen geleisteten Arbeitsstunden und der entsprechenden Entlohnung bildet den Grundpfeiler aller Beschäftigungsverhältnisse. Diese grundlegende Regelung ist ebenfalls im Arbeitsgesetz verankert. Gemäß dem Gesetz heißt es folglich: „„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ (vgl. arbeitrechte.de) Was bedeutet die systematische Arbeitszeiterfassung für Ihr Unternehmen? Konkret bedeutet dies: Arbeitszeiterfassung wird zur Pflicht. Auch wenn das EuGH-Urteil bisher noch nicht als nationales Recht überführt wurde, gab es auch schon zuvor in vielen Branchen und Wirtschaftszweige eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. So ist das Baugewerbe bereits seit langem dazu aufgefordert, präzise Aufzeichnungen über die tägliche Arbeitszeit seiner Mitarbeiter zu führen. Ebenso unterliegen Gaststätten, Personenbeförderungsunternehmen, Logistikfirmen und Gebäudereiniger diesen Vorschriften. Es ist festgelegt, dass die dokumentierten Arbeitszeiten für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufbewahrt werden müssen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass die Aufzeichnungen nicht später als sieben Tage nach der erbrachten Arbeitsleistung gemacht werden dürfen. Wie Kleinbetriebe die EU-Regelung am effektivsten umsetzen kann Unabhängig von der Art und Weise, wie die einzelnen Länder die neue Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs letztlich umsetzen, lässt sich feststellen, dass es bereits verschiedene Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt. Hierzu gehören beispielsweise Vordrucke auf Papier, Excel-Tabellen, Web-Applikationen, Hardware-Terminals und mobile Anwendungen. Die Wahl der am besten geeigneten Option hängt dabei generell von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Für sehr kleine Betriebe könnte beispielsweise eine kostenfreie Excel-Vorlage attraktiv sein, während Unternehmen mit einem starken Fokus auf den Außendienst eher auf mobile Zeiterfassungssysteme setzen könnten. Daher ist es ratsam, zuerst die spezifischen Anforderungen zu klären, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Zeiterfassung mit der ERP Software Wenn Ihr Kleinbetrieb bereits im Gebrauch eines  ERP-Systems ist,  haben Sie einen klaren Vorteil. Die systematische Zeiterfassung gilt heutzutage als Standardfunktion vieler ERP-Lösungen. Das bedeutet, dass Sie bereits durch das ERP-System über die erforderliche Software verfügen, um die Vorgaben der EU umzusetzen. So können Mitarbeiter an Desktop-Arbeitsplätzen beispielsweise ihre Arbeitszeiten direkt am Computer erfassen. Für die Mitarbeiter vom Außendienst stehen oft mobile Anwendungen zur Verfügung, sodass die Eintragungen über Smartphones oder Tablets ermöglicht werden. Wenn Hardware-Systeme für die Zeiterfassung erforderlich sind (zum Beispiel in Werkshallen), können diese Terminals auch ganz einfach mit Ihrem ERP-System verknüpft werden. Dadurch werden alle Buchungen an einem zentralen Ort gebündelt, was die Transparenz gegenüber externen Stakeholdern erhöht und sowohl die Auskunftsfähigkeit als auch die Eff