AKTEN-ERFASSUNG

Wir befüllen die Kartons bei Ihnen vor Ort mit den abzuholenden Akten und beschriften die Kartons entsprechend (u.a. mit dem Jahrgang der einzulagernden Akten). Auf Wunsch können Sie diese Leistung auch selbst erbringen. Die Akten-Erfassung läuft wie folgt ab: (Vorbereitung): Die Aktenordner-Beschriftungen sollten möglichst Angaben zum Ursprungs-Jahrgang der Unterlagen enthalten. Befüllung der Kartons (siehe Befüllungs-Anleitung): Die Aktenordner werden so in die Kartons gelegt werden, dass die Ordnerrücken (mit den Aktenordner-Beschriftungen) nach oben zeigen. Da die Kartons für diese Art der Befüllung optimiert sind, hat dies folgende Vorteile: optimale Ausnutzung der Karton-Kapazität, günstiger und sicherer Transport durch perfektes Handling, schneller und gezielter Aktenzugriff auf einzelne Aktenordner möglich. Beschriftung der Kartons (siehe Beschriftungs-Anleitung): Die Kartons sollen zumindest mit folgenden Angaben beschriftet werden: Firmenkürzel Ursprungs-Jahrgang der Unterlagen Vernichtungsjahr (falls Aufbewahrungsfrist nicht 10 Jahre) Falls Sie die Befüllung und Beschriftung der Kartons ganz oder teilweise selbst erbringen, stellen wir Ihnen selbstverständlich nur die von uns erbrachten Leistungen in Rechnung. (Auf Wunsch: Versiegelung – wird derzeit nur von 1% unserer Kunden durchgeführt): Sie können die von Ihnen befüllten und beschrifteten sowie mit Deckeln verschlossenen Kartons auch noch zusätzlich mittels Klebeband versiegeln, um so – neben der ohnehin garantierten Geheimhaltung gem. DSGVO – sicherzustellen, dass niemand auf den Inhalt Ihrer Akten zugreifen kann. In diesem Fall wären Ihre Kartons für uns eine „Black Box“. Im Falle einer Aktenanfrage können wir Ihnen dann allerdings auch immer nur ganze Kartons zurückliefern und nicht gezielt auf einzelne Aktenordner zugreifen (siehe Akten-Zugriff).